Uno de los temas que más dudas genera en las pymes y autónomos es qué gastos pueden deducirse en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF, y cuáles NO.
La normativa es clara en algunos puntos, pero en otros deja margen de interpretación, lo que puede generar riesgos ante una revisión de Hacienda.
En esta guía te explico, de forma clara y con ejemplos, qué gastos son deducibles, cuáles NO y qué criterios debes seguir para evitar problemas.
1. ¿Qué es un gasto deducible?
Para que un gasto sea deducible debe cumplir tres requisitos clave:
1️⃣ Estar relacionado con la actividad
Debe ser necesario o, como mínimo, conveniente para generar ingresos.
Ejemplo: material de oficina, publicidad, seguros, honorarios profesionales.
2️⃣ Estar justificado documentalmente
Facturas completas, con todos los datos obligatorios.
Las simples notas o tickets solo sirven en casos muy concretos.
3️⃣ Estar correctamente contabilizado
No basta con tener la factura: debe registrarse en la contabilidad y pagarla por medios trazables.
Si falta alguno de estos puntos, el gasto puede ser rechazado.
2. Gastos deducibles más comunes
A continuación, los gastos que normalmente sí son deducibles, siempre que cumplan los requisitos:
✔ Gastos de personal
- Sueldos y salarios
- Seguridad Social
- Indemnizaciones procedentes
- Dietas y desplazamientos justificables
⚠️ Cuidado con extrasalariales mal documentados: pueden ser considerados salario encubierto.
✔ Alquileres
Locales, naves, oficinas o coworking.
Debe existir contrato y pago justificable por banco.
✔ Suministros
- Electricidad
- Agua
- Internet
- Telefonía
- Gas
Para autónomos en casa: deducción limitada según normativa (normalmente 30 % de la parte proporcional).
✔ Servicios exteriores
Todos aquellos necesarios para la actividad:
- Asesoría
- Publicidad y redes sociales
- Mantenimiento
- Reparaciones
- Software y licencias
- Transporte
- Paquetería
✔ Amortizaciones
La depreciación de equipos, vehículos, mobiliario, maquinaria…
Debe aplicarse según tablas oficiales del Plan General Contable.
✔ Seguros
- Responsabilidad civil
- Seguros del local
- Seguros de equipos
- Seguros médicos de empleados (con límites)
✔ Impuestos
Algunos impuestos son deducibles:
- IBI del local afecto
- IVTM del vehículo afecto
- Tasas municipales de actividad
Pero NO es deducible el recargo por apremio ni las sanciones (ver más abajo).
3. Gastos parcialmente deducibles
🔸 Vehículos
Regla general: no son deducibles salvo afectación exclusiva.
Excepto:
- Autónomos del transporte
- Comerciales
- Empresas con flotas profesionales
Turismos para uso mixto → deducción muy limitada y sujeta a prueba.
🔸 Viajes y representación
Deben ser:
- Necesarios
- Justificados
- Razonables
- A nombre de la empresa
Hacienda rechaza:
❌ comidas excesivamente elevadas
❌ gastos sin detalle
❌ pagos en efectivo
❌ viajes vacacionales disfrazados de empresa
🔸 Comidas con clientes
Deducibles solo si:
- Hay factura
- Se identifica al cliente
- Se justifica la relación con la actividad
- No son importes desproporcionados
Sin esa justificación → gasto rechazado.
4. Gastos NO deducibles (los que más problemas dan)
Estos gastos son rechazados sistemáticamente por Hacienda, aunque muchas pymes los registran por desconocimiento:
❌ Multas y sanciones
De Hacienda, Tráfico, Seguridad Social, etc.
Nunca son deducibles.
❌ Donativos, regalos y propinas
Salvo que formen parte de la actividad (por ejemplo, merchandising corporativo).
❌ Gastos personales
Muy revisado en inspecciones:
- Restaurantes
- Ropa no corporativa
- Suscripciones personales
- Compras sin relación con la actividad
Si el inspector detecta un uso personal → te obligará a regularizarlo.
❌ Intereses de demora
Tampoco son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades.
❌ Retribuciones de administradores mal documentadas
Si los administradores no tienen contrato adecuado o sus funciones no están previstas en estatutos, los gastos pueden rechazarse.
5. Cómo evitar problemas con Hacienda: criterios prácticos
Para evitar sustos, sigue estas buenas prácticas:
✔ Usa siempre factura completa
Un ticket NO es suficiente salvo en determinados casos.
✔ Paga por medios trazables
Transferencia o tarjeta → nunca efectivo para gastos relevantes.
✔ Separa gastos personales y profesionales
Dos cuentas bancarias es lo ideal.
✔ Documenta los gastos dudosos
Reuniones, viajes, comidas…
✔ Ten una política interna de gastos
Especialmente si hay empleados.
6. Ejemplos reales: qué se admite y qué no
Ejemplo 1: comida de 150 € en viernes por la noche
❌ NO deducible
No hay factura adecuada, no se identifica al cliente y el horario no coincide con actividad empresarial habitual.
Ejemplo 2: hotel y kilometraje para visita comercial
✔ Deducible
Si hay justificación (mail, visita, pedido, reunión…).
Ejemplo 3: portátil usado por el empresario
✔ Deducible
Siempre que se pruebe el uso profesional y esté amortizado correctamente.
Ejemplo 4: suscripción a plataforma de series
❌ NO deducible
Uso personal evidente.
7. Revisión mensual para evitar errores
Te recomiendo aplicar este pequeño checklist mensual:
✔ ¿Todas las facturas están completas y son correctas?
✔ ¿Cuántos gastos personales han entrado por error?
✔ ¿Hay pagos en efectivo que deban justificarse mejor?
✔ ¿Se han registrado amortizaciones y gastos recurrentes?
✔ ¿Los gastos dudosos tienen explicación archivada?
Una revisión mensual evita problemas en inspecciones.
8. Conclusión
Deducir correctamente los gastos de tu pyme es esencial para:
- pagar solo lo justo
- evitar riesgos ante Hacienda
- tener una contabilidad clara y fiable
- mejorar la eficiencia financiera
Conocer qué se puede deducir y qué NO te permite llevar una empresa más profesional, ordenada y segura.
9. Llamada a la acción
En Asesoría de Pymes te ayudamos a identificar qué gastos son deducibles, a documentarlos correctamente y a evitar riesgos fiscales.
💼 Si quieres seguridad y tranquilidad en tu contabilidad, hablamos cuando quieras.